ПРОДОЛЖАЕМ РАЗГОВОР О РУКОВОДСТВЕ И РУКОВОДИТЕЛЯХ
Ваш враг - медлительность
Несколько лет назад по страницам печати прокатилась волна восторженных отзывов о достоинствах применения ЭВМ в управлении. Восхвалялись громадный объем памяти, возможности и быстродействие при решении сложнейших управленческих проблем. Но со временем «девятый вал» энтузиазма схлынул, и взору открылась такая картина: ЭВМ сплошь и рядом недогружены, машинное время продается на сторону, а скорость работы управленческих звеньев практически не изменилась. Причин этому много, но мы сосредоточимся лишь на одной - привычке многих управленцев различного ранга организовывать свою работу по принципу «тише едешь - дальше будешь». Этот принцип нередко подводит руководителей современного производства, и его приверженцы оказываются дальше не от исходного пункта, а от желаемой цели.
Медлительность при решении задач, Встающих перед руководителями производства, сегодня из личного недостатка того или иного руководителя перерастает в универсальную проблему, от которой во многом зависит повышение эффективности производства, и прежде всего его приспособляемость к непрерывно изменяющимся общественным потребностям. Специальные обследования показывают, что на совести этой «маленькой слабости» больше нереализованных планов, больше несбывшихся надежд, больше впустую пропавшего времени, чем на счету любого другого фактора, снижающего эффективность управленческого труда. Перерастая в привычный стиль работы, она способна погубить карьеру самого талантливого специалиста и серьезно испортить ему жизнь. Именно поэтому борьба с собственной медлительностью - одна из главных задач, которые надо решить руководителю.
Честно говоря, трудно найти человека, который уверен, что он всегда может устоять перед искушением немного помедлить. Очень часто в первую очередь решаются второстепенные вопросы, а главные откладываются в сторону. Именно склонность к медлительности заставляет порой срочно приниматься за наведение порядка на своем рабочем столе, вместо того, чтобы готовить докладную записку по сложному делу; она направляет нашу руку, включающую телевизор, вместо того чтобы открыть портфель с принесенной домой срочной корреспонденцией; она понуждает нас обходить стороной плохого работника, вместо того чтобы «вправить ему мозги».
Медлительность - один из главных врагов успеха. Ведь успех приходит к тем, кто своевременно делает решающие шаги к достижению поставленных целей.
Одна из причин вредной привычки откладывать дела «на потом» - наша склонность путать дела важные со срочными. Важные дела редко бывают срочными и становятся ими лишь потому, что мы медлили с их решением.
Иными словами, если мы возьмем себе за правило заниматься только срочными делами, откладывая «просто» важные, то наша жизнь превратится в непрерывную цепь кризисов.
Не волнуйтесь, читатель, это не тест. Но если вам систематически не хватает времени, попробуйте ответить на вопросы, а главное - обратите внимание на рекомендации, которые следуют после них.
1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь? Составляйте на каждый день список дел, которые нужно непременно завершить, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте наборы дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределить время.
2. Учитываете ли вы приоритеты дел? В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.
3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы? Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.
4. Чувствуете ли вы, который час? Попробуйте провести такой эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы будете удивлены, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как будут улучшаться ваши оценки времени день ото дня.
5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя? Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.
6. Делегируете ли вы рутинную работу? Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнить менее квалифицированный работник?
7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые работы? Существует много работ, которые совсем не обязательно выполнять самому. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию вашего учреждения, скажем, отправляя письма.
8. Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность? Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.
9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»? Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, которые в ходе делегированной деятельности стремятся воспользоваться вашей помощью.
10. Есть ли у вас прямые источники информации? Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).
11. Умеете ли вы говорить «нет»? Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность. Но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой чрезмерности в работе сэкономит время.
12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел? Если в этом вы дисциплинированны, это улучшит ваш собственный распорядок дня. Точность - еще одно средство экономии времени.
13. Готовы ли вы к необычным ситуациям? Разработайте заранее «план боя» для тех критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.
14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях? Проверьте свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?
15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно? Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для того, чтобы сэкономить время.
16. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать деловой ритм? Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может самостоятельно отвечать.
17. Кто составляет вам распорядок дня? Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря? Хорошо, чтобы он этим занимался не один.
18. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время? Постоянно открытые двери стимулируют ваших сотрудников к встречам без особой надобности. Установите время посещений и увидите, насколько быстрее будут решаться поставленные задачи.
19. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали? Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.
20. Много ли времени занимают у вас совещания? Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.
21. Удается ли вам четко отдавать распоряжения? Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания.
22. Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу? Помните о важном принципе: прежде чем приступить к новому делу, следует завершить предыдущее.
23. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»? Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводкидолжны быть всегда под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т.д.
24. Часто ли вы откладываете важные дела? Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. пункт 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите те работы, которые нужно выполнить немедленно.
25. Не говорите ли вы излишне медленно? Спросите об этом людей, с которыми у вас близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание. Вам потребуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.
26. Педантичны ли вы? Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь - все равно что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.
27. Насколько вы нетерпеливы? Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.
28. Много ли вы читате? Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите ваши возможности в получении информации в 2 с лишним раза. Но параллельно постарайтесь отсечь менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на важном.
29. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам? Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.
30. Как вы относитесь к своей работе? Лишь позитивное отношение к своему делу помогает всюду успевать. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это универсальное средство решения всех проблем нехватки времени!